FSM-система электронного согласования
для крупного ТРК в Уфе
Разработали Field Service Management-платформу для ТРК «Семья» — заменили бумажный процесс согласования разрешений на работы, автоматизировали контроль пропусков подрядчиков через КПП и объединили коммуникацию с 80+ арендаторами в одном интерфейсе. Работает 8 лет без единого простоя.
ТРК «Семья» — один из крупнейших торгово-развлекательных комплексов Республики Башкортостан
Работает в Уфе с 2003 года. Три этажа торговли, десятки тысяч квадратных метров, кинотеатр, фуд-корт и детский центр. Ежедневно — тысячи посетителей и десятки подрядных бригад, ведущих работы у арендаторов.
От бумажного хаоса к прозрачному workflow
До 2017 года согласование любых работ на территории ТРК велось на бумаге. Заявка проходила через 7–10 согласующих — искалась вручную, терялась, застревала на неделю. Нужна была система, которая закроет весь процесс в одном контуре и не потребует от пользователей IT-подготовки.
Бумажный процесс до 2017
- Заявку носили из кабинета в кабинет физически — от 3 до 10 дней
- Нет истории — непонятно, у кого сейчас документ и почему стоит
- Заявки терялись, версии путались, копии множились
- КПП пропускало по бумажному листу — подделки, устаревшие пропуска
- Коммуникация с арендаторами — по телефону, без фиксации
- Нет отчётности — невозможно понять, сколько работ прошло за месяц
FSM-платформа с июня 2017
- Заявка проходит согласование за 4–24 часа (было 3–10 дней)
- Полная история и журнал событий по каждой заявке
- Единый источник правды — версии, копии, черновики устранены
- КПП проверяет разрешение по номеру — подделать невозможно
- Коммуникация с арендаторами внутри системы — всё зафиксировано
- Аналитика в реальном времени — отчёты, дашборды, экспорт
Три категории пользователей — более десяти ролей
Ролевая модель построена вокруг центрального объекта — «Разрешение на производство работ». Каждая роль имеет свой набор прав, действующих при определённых условиях (статус документа, авторство, этап workflow).
Схема ролевой модели FSM-системы
маршрут одного разрешениязаявку
разрешение
Каждая заявка проходит строгий маршрут
Заявку может создать арендатор, подрядчик или технический отдел. Далее — последовательное согласование по цепочке ролей. Любой участник может отправить на доработку — автор получает уведомление и правит.
Кто что может делать в системе
Каждое право проверяется на двух уровнях — роль пользователя и состояние объекта (статус заявки, авторство). Ниже — базовая матрица для 3 основных ролей.
Три роли — три уровня ответственности
Ниже — выдержка из технического задания, реализованного 1 в 1 в продакшене с 2017 года.
- Создание разрешений на производство работ
- Редактирование разрешений (всех)
- Удаление разрешения (всех)
- Согласование разрешений (всех)
- Просмотр журнала событий
- Просмотр созданных разрешений (полный перечень)
- Печать и сохранение разрешения в PDF
- Создание разрешений на производство работ
- Удаление разрешения только неутверждённые и созданные самим пользователем
- Согласование разрешений если по алгоритму от пользователя требуется согласование
- Просмотр созданных разрешений (полный перечень)
- Печать и сохранение разрешения в PDF
- Создание разрешений на производство работ
- Редактирование разрешений только неутверждённые в статусе «на доработку», созданные самим пользователем
- Удаление разрешения только неутверждённые и созданные самим пользователем
- Просмотр разрешений только созданные самим пользователем
- Печать и сохранение разрешения в PDF
Номер КПП определяется на этапе согласования зам. директора по безопасности
Это не технический параметр — это решение ответственного лица. Система жёстко привязывает пропуск подрядчика к конкретной точке входа, времени и бригаде. Служба охраны на КПП видит номер разрешения и не пропускает никого без валидного документа.
Что умеет система
Полный набор функций для управления жизненным циклом разрешения от создания до архива.
Создание разрешения
Форма с 30+ полями: тип работ, площадь, даты, состав бригады, СИЗ, огневые работы, шумные работы.
Редактирование
Правки только пока документ в статусе «на доработку». После утверждения — только через администратора.
Удаление
Только неутверждённые разрешения и только автором или администратором. Полностью удаляется из системы.
Согласование по цепочке
Каждая роль видит только те заявки, которые ждут её согласования. Один клик — «согласовать / на доработку».
Печать и PDF
Печатная форма по стандарту ТРК. Сохранение в PDF — для архива, юристов, охраны.
Журнал событий
Полная история каждого разрешения: кто создал, кто согласовал, кто отправил на доработку. С timestamps.
Коммуникация с арендаторами
Встроенный чат по каждой заявке. Уведомления в email и в интерфейсе при смене статуса.
Панель управления
Дашборд с активными заявками, ждущими согласования, и статистика прохождения по ролям.
Роли и права
Тонкая настройка прав: роль + условия (статус заявки, авторство, этап). Проверка на бэкенде.
Проверенные enterprise-технологии
Стек, работающий 8 лет без единого простоя. Поддерживаемый, обновляемый, без экзотики.
- Vue.jsSPA
- Vuexstate
- Vue Routerrouting
- AxiosHTTP
- Element UIкомпоненты
- PHPruntime
- Laravelframework
- Eloquent ORMданные
- PassportOAuth 2
- QueueRedis
- MySQL 8основная БД
- Redisкэш + очереди
- S3-совм.файлы
- ElasticSearchполнотекст
- Dockerконтейнеры
- Nginxreverse proxy
- Let's EncryptSSL
- Zabbixмониторинг
- Ежедн. бэкапoff-site
8 лет в продакшене — цифры говорят
Система запущена в июне 2017 года и работает по сегодняшний день. Ниже — ключевые метрики за период эксплуатации.
До FSM у нас копились папки с бумажными заявками, часть терялась, часть — забывалась. Сейчас процесс прозрачный на 100%: любой запрос виден всем, история сохраняется, охрана на КПП пропускает только по валидному разрешению.
Нужна похожая система для вашего бизнеса?
Разрабатываем внутренние системы автоматизации для торговых центров, производств, дистрибьюторов и девелоперов. Проектируем, внедряем и сопровождаем.